Hal yang Wajib Diperhatikan Saat Mengirim Email

Kebanyakan mahasiswa bahkan pekerja kantoran menganggap remeh perihal mengirimkan email. Padahal ketika ingin mengirimkan sebuah email terutama kepada orang yang lebih tinggi jabatannya, penting untuk mengetahui apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak. Jika diremehkan, kemungkinan pihak penerima email akan tersinggung. 

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan ketika ingin mengirimkan sebuah email. Tulisan ini akan membahas do(s) and don't(s) penulisannya.

Hal pertama yang harus diperhatikan ketika membuat sebuah email berkaitan dengan subjek. Hal ini seringkali diabaikan karena dianggap tidak penting, padahal subjek dalam email dimaksudkan untuk memberikan ide kepada penerima email mengenai maksud dari email yang akan kita kirimkan. Seringkali penerima pesan akan melihat penting tidaknya sebuah email dari subjek yang dituliskan. Kalau kita melewatkannya, bukan tidak mungkin email yang kita kirimkan dianggap tidak penting oleh penerima. Jadi, jangan lupa untuk menyertakan subjek pada email untuk menghindari hal tersebut.

Kedua, biasakan menulis sapaan pembuka sebelum menulis isi pesan. Walaupun ini adalah pesan elektronik bukan berarti kita tidak perlu menggunakan kalimat sapaan. Ketika akan berkenalan dengan orang lain, pasti kita akan menyapanya terlebih dahulu supaya lebih sopan, sama halnya dengan email. Hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan sapaan adalah kita tidak perlu menggunakan kalimat sapaan yang terlalu formal, cukup menggunakan kata "dear". Itu sudah termasuk ke dalam kalimat sapaan yang sopan dalam email. 

Ketiga, hindari penggunaan singkatan pada kalimat yang digunakan, terlebih lagi jika email yang akan kita kirimkan adalah untuk dosen atau atasan. Jika kita menggunakan singkatan, penerima pesan bisa saja merasa tersinggung karena merasa diremehkan. Untuk menghindari hal tersebut, jangan menggunakan singkatan ketika akan mengirimkan email ya.

Keempat, gunakan bahasa yang baik dan benar. Kita tidak harus selalu menggunakan kalimat formal yang kaku ketika ingin mengirimkan email. Kita boleh saja menggunakan kalimat yang informal, tetapi harus diingat bahwa informal bukan berarti menggunakan kalimat sehari-hari, kita harus tetap memperhatikan tanda baca dan EYD yang digunakan. Selain itu, kita juga bisa menuliskan harapan apa yang diinginkan dari penerima, seperti "Saya mengharapkan balasan dari Bapak/Ibu". Tujuannya agar penerima merasa bahwa email tersebut cukup penting bagi kita sehingga mereka akan segera membalasnya.

Kelima, menulis salam penutup setelah selesai menuliskan isi pesan. Salam penutup menandakan akhir dari pesan yang kita tuliskan. Kalimat salam yang bisa digunakan ketika menulis email seperti, "sincerely" dan "regards" untuk Bahasa Inggris atau "salam hangat" untuk Bahasa Indonesia.  

Hal terakhir yang terlihat remeh namun penting untuk diperhatikan adalah mengecek kembali apakah pesan yang kita tuliskan sudah sesuai EYD, tanda baca, grammar, spelling, dan tidak ada typo. Kebanyakan orang akan langsung mengirimkan pesan tersebut tanpa mengeceknya kembali. Seperti yang diketahui, typo dalam tulisan walaupun terlihat sepele dapat berpengaruh terhadap respon penerima terhadap kita. Maka dari itu jangan lupa untuk mengeceknya kembali ya, komunikan.

Yuk, mulai sekarang terapkan langkah-langkah tersebut supaya kita menjadi anak-anak komunikasi yang SMART!

Penulis: Sitta Fauziah

Editor: Faliha Ishma Amado

Approved by: Fasya Syifa Mutma